Het nationale register van mede-eigendommen, beheerd door Anah, registreert de in Frankrijk ingeschreven verenigingen van mede-eigenaars. Via de online raadpleging is per gebouw een identificatieblad beschikbaar, maar dit blad vormt geen volledig beheerdossier. Mede-eigenaars hebben wel recht op inzage in documenten van hun mede-eigendom; dat recht wordt door verschillende wettelijke bepalingen geregeld. Het onderscheid tussen openbare registergegevens, documenten die via het extranet van de syndicus toegankelijk zijn en stukken die uitsluitend voor de raad van mede-eigendom bestemd zijn, leidt vaak tot verwarring.
Openbaar registerblad en beheerdossier: twee verschillende onderdelen
Via het portaal registre-coproprietes.gouv.fr kunt u een mede-eigendom opzoeken op adres, naam van de syndicus of registratienummer. Het getoonde blad bevat gegevens die door de betrokkenen zijn opgegeven: de identiteit van de vereniging van mede-eigenaars, het aantal kavels, de naam van de huidige syndicus en de datum van het laatst ingediende boekjaar.
Deze informatie is openbaar. Iedereen kan ze raadplegen, of diegene nu mede-eigenaar is of niet. De informatie is beperkt tot de identificatie van de vereniging en enkele algemene indicatoren. Om meer te weten te komen over het register van mede-eigendommen en de toegangsrechten, moet u onderscheid maken tussen openbare raadpleging en het specifieke inzagerecht van mede-eigenaars.
Het nationale register is geen documentendossier van de mede-eigendom. Het biedt geen toegang tot notulen van algemene vergaderingen, contracten van de vereniging of kostenoverzichten. Die stukken zijn via een ander kanaal beschikbaar: het extranet van de syndicus en rechtstreekse verzoeken, geregeld bij het decreet van 17 maart 1967.
Extranet van de syndicus: welke documenten zijn toegankelijk voor mede-eigenaars?
Sinds de ALUR-wet moet een professionele syndicus een beveiligde online omgeving beschikbaar stellen. Dit extranet kent twee toegangsniveaus, afhankelijk van de status van de aanvrager.
Documenten die voor alle mede-eigenaars toegankelijk zijn
Elke mede-eigenaar kan op het extranet documenten raadplegen over het gezamenlijke beheer van het gebouw en informatie over zijn of haar eigen kavel. De lijst omvat onder meer:
- De notulen van algemene vergaderingen, waarmee u kunt nagaan welke besluiten en resoluties zijn aangenomen
- De betalingsverzoeken en het individuele kostenoverzicht van de betreffende mede-eigenaar
- Het reglement van mede-eigendom en de beschrijving van de verdeling in kavels, de oprichtingsdocumenten van de vereniging
- Het onderhoudsboekje van het gebouw, met een overzicht van uitgevoerde werkzaamheden en lopende onderhoudscontracten
Een document online plaatsen op het extranet geldt niet als officiële kennisgeving. Het plaatsen van notulen op het platform vervangt niet de verzending per aangetekende brief of de overhandiging tegen ontvangstbevestiging zoals wettelijk voorgeschreven. De termijn om een besluit van een algemene vergadering aan te vechten, begint te lopen vanaf de rechtsgeldige kennisgeving, niet vanaf de publicatie op het extranet.
Stukken die uitsluitend voor de raad van mede-eigendom bestemd zijn
De raad van mede-eigendom heeft ruimere toegang. De gekozen leden kunnen leverancierscontracten, bankafschriften van de vereniging, vergelijkende offertes en gedetailleerde boekhoudkundige stukken raadplegen. Dit inzagerecht is vastgelegd in artikel 21 van de wet van 10 juli 1965 en artikel 26 van het decreet van 1967.
De syndicus mag deze toegang niet afhankelijk stellen van een motivering. De raad van mede-eigendom houdt permanent toezicht op het beheer. Elke beperking die niet in de wet is voorzien, vormt een schending van de verplichtingen van de syndicus.
AVG en inzagerecht: wat mag de syndicus weigeren?
De spanning tussen de bescherming van persoonsgegevens en transparant beheer heeft sinds de inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 herhaaldelijk tot blokkades geleid. Sommige syndici beriepen zich op de regelgeving inzake persoonsgegevens om documenten niet aan de raad van mede-eigendom of aan mede-eigenaars te verstrekken.
Een ministerieel antwoord van de minister van Justitie van 26 augustus 2025 heeft de situatie verduidelijkt. Daarin wordt bevestigd dat de AVG geen reden mag zijn om informatie te weigeren die volgens de wet van 1965 moet worden verstrekt. De namen, postadressen en e-mailadressen van mede-eigenaars zijn gegevens die nodig zijn voor het functioneren van de vereniging. Verstrekking ervan aan de raad van mede-eigendom in het kader van diens toezichtstaak is rechtmatig.
De CNIL verduidelijkt dat de syndicus verantwoordelijk blijft voor de verwerking van deze gegevens. Hij moet erop toezien dat de verstrekte informatie in verhouding staat tot het beoogde doel. Een mede-eigenaar die de lijst met andere mede-eigenaars ontvangt om een algemene vergadering bijeen te roepen, mag deze contactgegevens niet hergebruiken voor commerciële of persoonlijke doeleinden die niets met de mede-eigendom te maken hebben.
Lijst van mede-eigenaars en contactgegevens: een recht dat door het decreet van 1967 wordt geregeld
Artikel 32 van het decreet van 17 maart 1967 verplicht de syndicus een lijst van alle mede-eigenaars op te stellen en bij te houden, met vermelding van hun kavels en persoonsgegevens. Artikel 6 van hetzelfde decreet bepaalt dat elke eigendomsoverdracht van een kavel aan de syndicus moet worden gemeld.
Deze lijst is niet openbaar. Ze wordt binnen de vereniging gebruikt voor het dagelijkse beheer, zoals het versturen van oproepingen, het verdelen van de kosten en het berekenen van de stemverhoudingen. Een mede-eigenaar kan niet zonder reden die verband houdt met het functioneren van de vereniging de volledige lijst opvragen.
De raad van mede-eigendom heeft daarentegen uit hoofde van zijn taak recht op inzage. Als de syndicus blijft weigeren, kan de voorzitter van de raad van mede-eigendom in kort geding naar de rechtbank stappen om de stukken te verkrijgen.
Fouten in het nationale register: wat kunt u doen?
De gegevens in het nationale register zijn gebaseerd op verklaringen van de syndicus of de wettelijke vertegenwoordiger van de vereniging. De gegevens worden jaarlijks bijgewerkt. Tussen twee aangiften kunnen afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld een niet-gemelde wisseling van syndicus, een verouderd aantal kavels of financiële gegevens die een boekjaar achterlopen.
Controleer de datum van de laatste update voordat u de gegevens gebruikt om te voorkomen dat u uw analyse baseert op verouderde informatie. Als u een fout vaststelt, moet u die melden bij de wettelijke vertegenwoordiger van de vereniging. Alleen deze persoon is bevoegd om het registratieblad op het portaal van Anah aan te passen.
Een mede-eigenaar die een onjuistheid opmerkt, kan de syndicus daarover per brief of via de raad van mede-eigendom informeren. Als de syndicus de fout niet corrigeert, kan het onderwerp op de agenda van de volgende algemene vergadering worden gezet. Als de vereniging niet is geregistreerd of de gegevens niet bijwerkt, kan zij sancties opgelegd krijgen, waaronder een dwangsom die de rechter oplegt op verzoek van Anah of een mede-eigenaar.
Het inzagerecht in informatie over de mede-eigendom beperkt zich niet tot het raadplegen van het nationale register. Het wordt uitgeoefend via verschillende aanvullende kanalen, elk met eigen regels. Door het ministeriële antwoord van augustus 2025 kan de AVG niet langer als reden voor weigering worden aangevoerd, maar het blijft belangrijk om goed te letten op welke gegevens mogen worden verstrekt, afhankelijk van de status van de aanvrager.
